会計の画面には、買った日と金額が残ります。総会の前日に役員が探すのは、たいていそこではありません。テントはどこかです。
備品台帳は、数量と保管場所と状態の一覧です。町内会の倉庫、スポ少のゴール、防災の箱。帳簿の科目とは別に、実物を追います。
この記事の内容
- 台帳が必要になるとき
- 一行に書くこと
- チーム会計での載せ方
- 現物確認と紙
- よくある疑問
1. 台帳が必要になるとき
支出の科目に「備品費」と書けば、いくら使ったかは分かります。足りないのは、今ある物の場所です。
行事の朝に探す
テントと拡声器が、去年の担当の家に残ったまま。
防災の箱が開かない
賞味や個数が分からず、点検の日に数え直す。
台帳がUSBにある
印刷した紙と、本当のExcelが別のパソコンにある。
担当が代わる
何を買ったかより、今どこにあるかが途切れる。
⚠️ よくあるすれ違い
通帳には「ホームセンター 12,000円」と一行で足ります。次の夏に揉めるのは、そのテントが倉庫にあるか、前任の車に積んだままかです。
2. 一行に書くこと
難しい項目はありません。次の担当が、実物にたどり着ければ足ります。
名前と数量
テント2点、ボール1箱、という書き方で足ります。単位は点のほか、自由に書けます。
保管場所
倉庫、公民館の裏、会長宅。次の人が開ける場所です。
管理者・チーム
誰が見るか。スポ少ならチーム名を付けても構いません。
種別と状態
備品・防災備蓄・その他。使用中、故障、廃棄、行方不明。
買った額と取得日
分かれば書いておけます。後から支払いと結びつけることもできます。
写真
実物の写真を1枚付けられます。倉庫で見比べるときに使います。
3. チーム会計での載せ方
報告書の「備品台帳」です。団体の帳簿と同じ場所にあります。招待した役員が見られます。
台帳から足す
報告書の備品台帳を開き、「追加」です。名前と場所だけでも始められます。
支出のときに載せる
備品を買った支出に、「備品台帳にも載せる」があります。支払いと台帳を一度に残せます。
あとから支払いを結びつける
すでに出たお金と、台帳の行を「支払い」で照合できます。
年度末に現物確認
その年度の末日を基準に、現物ありか、数量と状態を記録します。
印刷とダウンロード
総会や監査の前に、印刷、Excel、CSVで出せます。
💡 支出と台帳
今年買った物は、支出の画面から台帳へ載せられます。昔からの物は、台帳だけ先に書いておけます。支払いの結びつけは、後からでも構いません。
4. 現物確認と紙
年度の終わりに「現物確認」があります。選んでいる年度の末日を基準に、まだ廃棄していない行について、現物ありか、数量、状態を残します。倉庫で数えた結果を、その場で書けます。
総会や監査の前は、印刷、Excel、CSVです。ファイルは団体の画面に残るので、担当が代わっても招待すれば続きます。
5. よくある疑問
何を載せればよいですか？▾
次の担当が見つからないと困るものです。テント、机、拡声器、防災の箱、ゴール、ユニフォームの予備。消耗品のペンまで書く必要はありません。
Excelの台帳は、もう使わない方がいいですか？▾
表が生きていて、場所が分かっているなら、そのままで構いません。担当が代わるたびファイルが消える、または倉庫と表が毎年ずれるなら、同じ団体の画面に置く方が続きやすいです。
支出を入れなくても、台帳だけ作れますか？▾
作れます。昔からの物は、名前と場所と状態だけ書いておけます。買った額が分からなくても構いません。
担当が変わったら、台帳は残りますか？▾
クラウドにあります。新しい担当を招待すれば、同じ一覧を続けられます。同じ団体名で新規登録しても、今の台帳には入れません。
家庭の家計でも使えますか？▾
備品台帳は、団体向けの報告書にあります。町内会、自治会、スポ少、PTA、サークルなどの団体で使えます。