管理組合や町内会では、共用の電球、理事会のお茶、切手のように、現金で先に出すことが残っています。紙の申請書を回し、通帳には「現金」とだけ書くと、誰にいくら渡したかが途切れます。
チーム会計の小口現金申請書は、その紙を画面に置きます。申請は1人1枚です。仮払も立替も、同じ申請の中で精算します。仕訳は申請から付きます。
1. なぜ申請書にするか
支出を1行入れるだけでは、渡した現金と、戻った領収書が別の話になります。申請書なら、人、件名、明細、いまどこまで進んだかが1枚に残ります。
先に現金を渡す
仮払です。電球や点検の前に、会計が現金を渡します。あとで領収書とおつりを受け取ります。
自分のお金で払った
立替です。理事が先に払い、団体が返します。同じ申請の中で精算します。
1人につき1枚
申請者は名簿の人です。鈴木さんの仮払と、高橋さんの立替は別の申請です。
紙の申請書のまま
理事長・会計・担当の印欄がある用紙です。印刷できます。写真から読み取ることもできます。
⚠️ ベータです
画面に Beta と Premium と出ます。家計の団体では使いません。基本の出納と会計報告書は、これまでどおり無料で始められます。
2. 仮払と立替
仮払は、現金を先に渡します。承認のあと「現金未渡し」、渡したあと「領収書待ち」です。立替は、すでに払った分を返します。承認のあと未払、精算で終わりです。
一覧では、下書き、申請中、承認済み、領収書待ち、完了に分かれます。件名と人で探せます。
3. 紙の申請書
画面の下に、紙と同じ申請書があります。区分、申請日、申請者、件名、明細、申請率。管理組合では印欄が理事長・会計・担当です。印刷できます。
明細の申請率は、支払った額のうち団体に見てほしい割合です。100%のままなら全額です。私用が混ざるときだけ変えます。
4. 領収書で閉じる
仮払で現金を渡したあとは、領収書の明細と戻った現金を受け取ります。承認した行はそのままです。実際の金額だけ直します。
「領収書とおつりを受け取った」で精算します。仕訳プレビューで、帳簿に付く行を先に見られます。取り消すときは、申請書からです。出納帳のその仕訳は消えません。
小口現金を開く
メニューの「小口現金」です。家計の団体には出ません。画面に Beta と Premium と出ます。
申請書を作る
「申請書を作る」です。紙があるときは「申請書を読み取る」もあります。読み取りは下書きまでです。数字は必ず自分で見ます。
仮払か立替かを選ぶ
仮払は現金を先に渡します。立替は、すでに払った分を返します。
提出して承認する
下書きを提出し、帳簿を直せる人が承認します。仮払なら、そのあと現金を渡します。
領収書で精算する
仮払は領収書とおつりを受け取ります。立替は、同じ申請で精算します。仕訳は申請から付きます。出納帳からその仕訳は消せません。
5. よくある疑問
小口現金申請書は何に使いますか？▾
理事や会員が、団体の現金を先に受け取る（仮払）か、自分のお金で払った分を返す（立替）ときに使います。1人1枚です。精算も同じ申請の中です。
仮払と立替の違いは何ですか？▾
仮払は、現金を先に渡します。領収書とおつりが戻ってから終わりです。立替は、すでに払った分を返します。どちらも別の申請書にはしません。
町内会でも使えますか？▾
使えます。管理組合、町内会、自治会、クラブなど、家計以外の団体です。家計の団体にはメニューが出ません。
紙の申請書を写真で読み取れますか？▾
読めます。下書きになります。件名、金額、申請率は必ず自分で確認します。読み取っただけでは仕訳は付きません。
小口現金の仕訳は出納帳から消せますか？▾
消せません。申請書を開いて取り消します。帳簿だけ直すと、申請とずれます。
無料で使えますか？▾
画面に Premium と Beta と出ます。基本の出納と報告書は、これまでどおり無料で始められます。小口現金申請書はベータです。
総会の会計報告書の代わりになりますか？▾
なりません。これは1件ずつの申請です。総会の収支計算書と財産目録は、報告書から出します。